Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns, der Taxforce Services GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin (im Folgenden „Taxforce“ oder „wir“), ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden „DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website, der Nutzung unserer Plattform und der Erbringung unserer Leistungen. Sie informiert außerdem über Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit unseren Präsenzen in sozialen Medien und über den Schutz Ihrer Privatsphäre auf der von Ihnen genutzten Endeinrichtung nach § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes („TDDDG“).

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungen ist:

Taxforce Services GmbH
Kolonnenstraße 8
10827 Berlin
Deutschland

E-Mail: kontakt@taxforce.ai Telefon: 030 42 43 44 45

Diese Datenschutzerklärung beschreibt vorrangig Verarbeitungen, für die Taxforce Verantwortlicher ist. Sie enthält außerdem allgemeine Hinweise zur Verarbeitung von Daten, die Mandanten oder andere Verantwortliche im Rahmen unserer Leistungen übermitteln. Soweit Taxforce diese Daten ausschließlich nach deren dokumentierten Weisungen verarbeitet, ist der jeweilige Mandant oder sonstige Auftraggeber Verantwortlicher und bestimmt die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung. Für die betroffenen Personen gelten insoweit dessen Datenschutzhinweise; Taxforce verarbeitet die Daten nach der jeweiligen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

3. Datenverarbeitung bei der Nutzung unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden durch Ihren Browser automatisch Internetverbindungsdaten sowie bestimmte Nutzungsdaten an unsere Server übermittelt und von uns verarbeitet.

3.1 Internetverbindungsdaten

Zu den automatisch übermittelten Internetverbindungsdaten gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und der anfragende Provider.

Wir benötigen diese Informationen, um die Website bereitzustellen, an die technischen Voraussetzungen Ihres Endgeräts anzupassen und ihre Sicherheit, Stabilität und Nutzbarkeit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

3.2 Cookies und ähnliche Technologien

Auf dieser Website werden Cookies und ähnliche Technologien eingesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihrem Browser zugeordnet und auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihr Gerät übertragen.

Beim ersten Aufruf unserer Website zeigen wir Ihnen ein Cookie-Consent-Banner. Dort können Sie entscheiden, welchen optionalen Kategorien Sie zustimmen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Technisch notwendige Cookies ermöglichen die Bereitstellung und Sicherheit der Website und speichern Ihre Einwilligungsentscheidung. Der Zugriff auf Ihr Endgerät erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit die Informationen personenbezogen sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Technisch nicht notwendige Analyse- und Marketing-Technologien setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Mit der entsprechenden Auswahl im Cookie-Consent-Banner willigen Sie sowohl in die Speicherung oder das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät nach § 25 Abs. 1 TDDDG als auch in die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO ein.

3.3 Widerruf Ihrer Einwilligungen

Sie können eine über das Cookie-Consent-Banner erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutzen Sie dafür den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich unserer Website. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3.4 Web-Analyse mit Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), um die Nutzung unserer Website zu analysieren und unser Angebot zu verbessern. Dabei können insbesondere Informationen über die Herkunft eines Besuchs, aufgerufene Seiten, Klickpfade, Verweildauer, Geräte- und Browserinformationen sowie eine gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden.

Google Analytics wird nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Wir haben mit Google eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Übermittlung innerhalb der Google-Gruppe oder an Empfänger in Drittländern kann nicht ausgeschlossen werden. Soweit ein Angemessenheitsbeschluss wie das EU-U.S. Data Privacy Framework anwendbar ist, kann die Übermittlung hierauf gestützt werden; ergänzend können EU-Standardvertragsklauseln verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google und den Bedingungen für Google Analytics.

3.5 Kampagnenmessung und Werbung mit Google Ads

Wir verwenden Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), um den Erfolg unserer Werbekampagnen zu messen und diese zu optimieren. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen oder dort eine als Conversion definierte Handlung ausführen, können insbesondere Informationen über den Anzeigenkontakt oder -klick, eine Anzeigenklick-Kennung wie die Google Click ID, aufgerufene Seiten und ausgeführte Handlungen, Geräte- und Browserinformationen, die IP-Adresse sowie Cookie- und andere Online-Kennungen verarbeitet werden. Abhängig von der erteilten Einwilligung und der Konfiguration können diese Informationen außerdem zur Personalisierung von Werbung verwendet werden.

Mit Ihrer Einwilligung ermöglichen wir für Google Ads die Speicherung oder das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Kampagnenmessung und personalisierten Werbung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Ihre Auswahl wird über den Google Consent Mode an die eingesetzten Google-Tags übermittelt; ohne Marketing-Einwilligung bleiben die Freigaben für Werbespeicherung, Werbenutzerdaten und personalisierte Werbung deaktiviert.

Google verarbeitet die Daten nach den für Google Ads geltenden Datenschutz- und Datenverarbeitungsbedingungen. Eine Übermittlung innerhalb der Google-Gruppe oder an Empfänger in Drittländern kann nicht ausgeschlossen werden. Soweit ein Angemessenheitsbeschluss wie das EU-U.S. Data Privacy Framework anwendbar ist, kann die Übermittlung hierauf gestützt werden; ergänzend können EU-Standardvertragsklauseln verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google, den Informationen zur Verwendung von Cookies in der Werbung und den Hinweisen zur Conversion-Messung mit Google Ads.

3.6 Web- und Produktanalyse mit PostHog

Wir verwenden das Produkt-Analyse-Tool PostHog der PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA („PostHog“), um die Nutzung unserer Website und digitalen Angebote auszuwerten und diese technisch und inhaltlich zu verbessern. Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Klickpfade, Verweildauer, technische Angaben zu Gerät und Browser, die IP-Adresse sowie zufällig erzeugte oder pseudonymisierte Nutzungskennungen verarbeitet werden. Je nach Konfiguration können Interaktionsabläufe außerdem in Form einer Sitzungswiedergabe erfasst werden.

Wir setzen PostHog für eigene Website- und Produktanalyse ein, nicht zur Bearbeitung von Mandatsaufträgen. Eine gezielte Übermittlung von Buchhaltungsbelegen, Patientendaten, sonstigen Mandatsinhalten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten an PostHog findet nicht statt. Inhalte von Eingabefeldern werden bei der Analyse und Sitzungswiedergabe ausgeschlossen oder maskiert. Soweit Nutzungsdaten trotz dieser Maßnahmen einer Person zugeordnet werden können, behandeln wir sie als personenbezogene Daten.

PostHog wird nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Für PostHog haben wir die EU-Cloud-Region Frankfurt gewählt. Da PostHog Inc. seinen Sitz in den USA hat und Anbieter oder Unterauftragnehmer im Rahmen von Support und Betrieb außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums auf Daten zugreifen können, sind Drittlandtransfers nicht vollständig ausgeschlossen. Mit PostHog besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für Drittlandtransfers enthält diese Verpflichtungen zum EU-U.S. Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln als zusätzliche oder alternative Garantien.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von PostHog.

3.7 Webhosting

Wir betreiben unsere Website über Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg („AWS“). AWS verarbeitet die für Bereitstellung, Auslieferung, Sicherheit und Betrieb der Website erforderlichen Daten in unserem Auftrag. Wir haben mit AWS eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Weitere Informationen finden Sie unter AWS Datenschutz und AWS DSGVO.

4. Benutzerkonto

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, unsere Plattform und Leistungen über ein persönliches Benutzerkonto zu nutzen. Hierfür verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Anmelde- und Authentifizierungsdaten, Rollen und Berechtigungen sowie sicherheitsrelevante Sitzungs- und Protokolldaten.

Soweit Sie selbst Vertragspartner von Taxforce sind, beruht die zur Bereitstellung des Benutzerkontos und zur Vertragsdurchführung erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Nutzen Sie das Benutzerkonto als Beschäftigter, Bevollmächtigter oder sonstiger Nutzer eines Unternehmenskunden, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das Interesse des jeweiligen Unternehmenskunden bestehen in der Bereitstellung und Verwaltung eines funktionsfähigen Benutzerkontos. Sicherheits- und Protokolldaten verarbeiten wir außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und nachvollziehbaren Plattformnutzung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

5. Allgemeine Kundenbeziehung

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir insbesondere Namen, geschäftliche Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmensdaten, Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummern sowie Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Soweit Sie selbst Vertragspartner von Taxforce sind oder auf Ihre Anfrage vorvertragliche Maßnahmen erfolgen, beruht die hierfür erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Verarbeiten wir Daten von Beschäftigten, Bevollmächtigten oder sonstigen Ansprechpartnern eines bestehenden oder potenziellen Unternehmenskunden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das Interesse des jeweiligen Unternehmens bestehen in der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung sowie einer effizienten Kommunikation. Soweit wir gesetzliche Pflichten erfüllen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

6. Nutzung unserer Plattform und Leistungen

Über unsere Plattform können Sie Belege und weitere Unterlagen digital einreichen. Diese werden automatisiert vorverarbeitet, strukturiert und kategorisiert. Auf dieser Grundlage erbringen wir insbesondere Leistungen im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Dokumentenverarbeitung und Administration.

Bei Mandanten aus dem Gesundheitsbereich können Buchhaltungs-, Abrechnungs- oder Erstattungsunterlagen beiläufig Patientennamen oder Gesundheitsdaten enthalten. Die Verarbeitung von Patientenakten zu Behandlungs-, Diagnose-, Therapie- oder Forschungszwecken ist nicht Gegenstand unserer Leistungen. Bitte übermitteln Sie keine medizinischen Behandlungsunterlagen oder für die vereinbarten Leistungen nicht erforderlichen Patientendaten.

6.1 Belegverarbeitung, vorbereitende Buchhaltung und Bankdaten

Bei der Verarbeitung hochgeladener Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sonstiger Buchungsbelege können wir insbesondere Rechnungs-, Zahlungs-, Bankverbindungs-, Lieferanten-, Kunden- und Dokumentendaten verarbeiten. Soweit Sie unsere Bankfunktion nutzen, können außerdem Kontostände und Transaktionsdaten verarbeitet werden. Für diese Funktion setzen wir derzeit Skipper Technologies UG (haftungsbeschränkt) („Tabula“) ein.

Unsere datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der konkreten Verarbeitung und nicht allein danach, mit wem der Vertrag geschlossen wurde. Soweit Taxforce selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet und die betroffene Person Vertragspartner von Taxforce ist, beruht die zur Vertragserfüllung erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Enthalten Unterlagen Daten von Beschäftigten, Kunden, Patienten oder anderen Personen und verarbeitet Taxforce diese ausschließlich nach dokumentierten Weisungen eines Mandanten oder eines anderen Verantwortlichen, bestimmt dieser die Zwecke und Rechtsgrundlagen. Taxforce verarbeitet die Daten in diesem Fall als Auftragsverarbeiter nach dessen Weisungen und der Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO; Art. 28 DSGVO ersetzt nicht die vom Verantwortlichen festzulegende Rechtsgrundlage.

Für Rechnungswesen-, Lohn- und Steuerprozesse können Daten an DATEV eG, Paumgartnerstraße 6-14, 90429 Nürnberg, übermittelt werden, soweit dies für die vereinbarte Leistung erforderlich ist.

6.2 Lohnabrechnung

Im Rahmen der Lohnabrechnung verarbeiten wir insbesondere Stamm-, Beschäftigungs-, Steuer-, Sozialversicherungs-, Bank-, Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Beschäftigten. Hierzu können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gehören, etwa Angaben zu Religion, Gesundheit, Arbeitsunfähigkeit oder Behinderung, soweit diese für die Abrechnung erforderlich sind.

Die Lohnverarbeitung erbringt Taxforce regelmäßig im Auftrag des jeweiligen Arbeitgebers oder eines anderen Verantwortlichen. Dieser bestimmt die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, einschließlich einer erforderlichen Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Taxforce verarbeitet die Daten nach dessen dokumentierten Weisungen und der Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO. Zur fachlichen Durchführung und Unterstützung können wir MSC PAYROLL GMBH und DATEV einsetzen.

6.3 Benchmarking

Im Rahmen eines Benchmarking-Dienstes können wir aus Buchungsdaten insbesondere Angaben zu Lieferanten, Produkten, Leistungen und Preisen auswerten. Veröffentlichte oder kundenübergreifende Ergebnisse werden aggregiert oder anonymisiert, sodass sie keiner Person oder einem einzelnen Mandanten zugeordnet werden können.

Soweit für die Erstellung solcher Auswertungen personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6.4 KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Für die Klassifikation von Dokumenten, die Extraktion buchhaltungsrelevanter Angaben und die Erstellung von Einbettungen für die Dokumentensuche nutzen wir Microsoft Azure OpenAI Service. Die produktive Bereitstellung erfolgt nach aktuellem Stand in der Azure-Region Germany West Central (Frankfurt). Im Dokumentenworkflow bestehen keine direkten produktiven API-Aufrufe an OpenAI.

Die KI-Ergebnisse dienen der Vorbereitung und Unterstützung. Relevante Buchungs- und Bearbeitungsergebnisse werden vor ihrer Festschreibung durch Mitarbeitende geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.

Microsoft verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten im Rahmen des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Der Einsatz der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung ändert die für den zugrunde liegenden Vorgang geltende Rollenverteilung und Rechtsgrundlage nicht. Soweit Taxforce Dokumente im Auftrag verarbeitet, bestimmt der jeweilige Verantwortliche die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und, falls besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sind, die einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Taxforce verarbeitet die Daten nach dessen dokumentierten Weisungen.

6.5 Plattformbetrieb, Datenbank und Dateispeicherung

Für Datenbankdienste, Nutzerkonten, Authentifizierung, Dateispeicherung, Suchfunktionen, Schnittstellen und weitere technische Plattformfunktionen setzen wir Supabase ein. Anbieter ist Supabase Pte. Ltd, 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513, beziehungsweise die jeweils vertraglich eingebundene Supabase-Gesellschaft.

Supabase verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Hierzu können insbesondere Konto- und Nutzerdaten, hochgeladene Belege und Dokumente, Buchhaltungs- und Steuerdaten, Suchindexdaten sowie technische Protokolldaten gehören. Die produktiven Projektressourcen werden nach aktuellem Stand in eu-central-1 (Frankfurt) betrieben. Wegen der außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässigen Vertragspartei und möglicher Unterauftragnehmer können internationale Datentransfers nicht ausgeschlossen werden. Hierfür werden insbesondere EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt.

Für den Betrieb von Workflow-, Integrations- und Anwendungsdiensten setzen wir außerdem Railway Corporation ein. Der produktive Workload wird nach aktuellem Stand in einer EU-Region betrieben; Support- und sonstige Zugriffsmöglichkeiten aus Drittländern können nicht ausgeschlossen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Supabase Datenschutz, Supabase DPA und Railway Datenschutz.

6.6 Administrative Abläufe und digitalisierte Post

Soweit Sie die entsprechende Leistung nutzen, lassen wir physische Geschäftspost durch Valuedfriends Workspaces GmbH („CoWoS“), Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, entgegennehmen, öffnen, digitalisieren und an uns weiterleiten. Für Mandanten-, Aufgaben- und Workflowverwaltung sowie die Ablage eingehender digitalisierter Post können wir Notion Labs, Inc. einsetzen.

Die Verarbeitung richtet sich nach der jeweiligen vertraglichen Konstellation. Enthalten die Unterlagen Mandats- oder besondere Kategorien personenbezogener Daten, beschränken wir den Zugriff auf die für die Bearbeitung erforderlichen Personen und Systeme.

7. Chat und Support über Crisp

Auf unserer Website und im Rahmen unserer Supportleistungen setzen wir Crisp der Crisp IM SAS, 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, Frankreich, ein. Crisp ermöglicht die Kommunikation per Chat und E-Mail. Wenn Sie mit uns über Crisp Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Nachrichten, Anhänge sowie technische Nutzungs- und Kommunikationsdaten.

Crisp verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen bestehenden oder angebahnten Vertrag betrifft. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Crisp.

8. Online-Meetings, Telefonie, Aufzeichnungen und Transkription

Für Online-Meetings nutzen wir Google Meet der Google Ireland Limited. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten, Meeting-Metadaten sowie Audio-, Video-, Bildschirm- und Chat-Inhalte verarbeitet werden.

Ein- und ausgehende Telefonate wickeln wir über Twilio Ireland Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, D02 R296, Irland, ab. Dabei werden insbesondere Telefonnummern, Verbindungs- und Kommunikationsmetadaten sowie Gesprächsinhalte in Form von Audio verarbeitet.

Soweit Sie vorher ausdrücklich einwilligen, können Gespräche aufgezeichnet und mit Fireflies.ai Corp., 5424 Sunol Blvd, Ste 10-531, Pleasanton, CA 94566, USA, transkribiert und zusammengefasst werden. Sie werden vor Beginn der Aufzeichnung oder Transkription über Umfang und Zweck informiert. Aufzeichnungen, Transkriptionen und Zusammenfassungen dienen der Dokumentation, Nachverfolgung und Qualitätsverbesserung.

Rechtsgrundlage für Aufzeichnungen und Transkriptionen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für die Durchführung nicht aufgezeichneter Meetings und Telefonate gelten Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO, abhängig vom Gesprächskontext.

Bei Google, Twilio und Fireflies können Drittlandtransfers stattfinden. Diese werden, soweit anwendbar, auf Angemessenheitsbeschlüsse wie das EU-U.S. Data Privacy Framework und ergänzend oder alternativ auf EU-Standardvertragsklauseln gestützt.

Weitere Informationen finden Sie bei Google, Twilio und Fireflies.

9. Terminbuchung und sonstige Kontaktaufnahme

9.1 Terminbuchung mit Calendly

Für die Online-Terminbuchung binden wir den Dienst Calendly der Calendly, LLC, USA („Calendly“), in unsere Website ein. Wenn das eingebettete Calendly-Widget geladen wird, können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, die aufgerufene Seite, Referrer- und Kampagnenparameter sowie Cookie- und andere Online-Kennungen an Calendly übermittelt werden. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeitet Calendly außerdem die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Termindaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ausgewählter Termin, Zeitzone und freiwillige Angaben.

Wir verwenden Calendly, um Interessenten und Kunden eine einfache Terminvereinbarung zu ermöglichen und die Herkunft von Terminanfragen nachzuvollziehen. Soweit die Terminbuchung auf Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Terminplanung und Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit für Cookies oder ähnliche Technologien eine Einwilligung erforderlich ist, gelten zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Calendly verarbeitet Buchungsdaten nach den vertraglichen Datenverarbeitungsbedingungen in unserem Auftrag und bestimmte Daten aus eingebetteten Cookies und ähnlichen Technologien als eigenständig Verantwortlicher. Daten können in den USA und anderen Drittländern verarbeitet werden. Calendly stützt Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum insbesondere auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und, soweit erforderlich, auf EU-Standardvertragsklauseln.

Wenn Sie Calendly nicht nutzen möchten, können Sie uns über die anderen in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktwege erreichen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly und im Calendly Data Processing Addendum.

9.2 Sonstige Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die zur Bearbeitung erforderlichen Daten. Dies können insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr WhatsApp-Konto, Ihr Name und die von Ihnen übermittelten Inhalte und Anhänge sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags dient. Im Übrigen beruht sie auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp verarbeitet WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, personenbezogene Daten als eigenständiger Verantwortlicher. Dabei können Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von WhatsApp.

10. Soziale Netzwerke

Wir betreiben Profile auf Instagram und Facebook, jeweils angeboten durch Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, sowie auf LinkedIn, angeboten durch LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Wenn Sie über diese Plattformen mit uns interagieren, werden Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den Nutzungsbedingungen und Datenschutzregelungen der jeweiligen Plattform verarbeitet. Dies betrifft insbesondere öffentlich sichtbare Interaktionen, Nachrichten und sonstige Inhalte, die Sie uns übermitteln.

Wir erhalten teilweise aggregierte oder anonymisierte statistische Auswertungen („Insights“) zu Reichweite, Aufrufen, Interaktionen und demografischen Merkmalen. Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an Außendarstellung, Kommunikation und Analyse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Bei Seiten-Insights von Facebook und Instagram kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO bestehen.

Die Plattformanbieter können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Hierfür können Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt werden.

Weitere Informationen finden Sie bei Instagram, Facebook und LinkedIn.

11. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte und bei Fragen oder Beschwerden erreichen Sie uns unter kontakt@taxforce.ai.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt.

Die konkrete Dauer richtet sich insbesondere nach Art und Zweck der Daten, vertraglichen Pflichten, Weisungen eines Verantwortlichen sowie handels-, steuer-, berufs- und geldwäscherechtlichen Aufbewahrungspflichten. Ein Widerruf beendet die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung für die Zukunft. Einen Widerspruch prüfen wir nach Art. 21 DSGVO. Eine Löschung erfolgt auf Antrag oder wenn ein Löschungsgrund nach Art. 17 DSGVO vorliegt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen gesetzlichen Ausnahmen eine weitere Speicherung erlauben. Soweit Taxforce Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, richtet sich die Löschung außerdem nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

13. Empfänger und Dienstleister

Innerhalb von Taxforce erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wir setzen außerdem sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, insbesondere für IT-Infrastruktur, Kommunikation, Dokumentenverarbeitung, Buchhaltung, Lohnabrechnung und Administration. Soweit diese in unserem Auftrag handeln, werden sie auf Grundlage von Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Soweit Marquardt Beratung UG (haftungsbeschränkt) reservierte steuerberatende Leistungen erbringt, handelt sie hierfür eigenständig verantwortlich und unterliegt den gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten. Für die von ihr als Verantwortliche durchgeführten Verarbeitungen erfüllt Marquardt Beratung UG (haftungsbeschränkt) ihre Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gesondert. Die konkrete Rollenverteilung richtet sich nach den jeweils geschlossenen Mandats- und Leistungsvereinbarungen.

Andere Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

14. Datentransfers in Drittländer

Wir können personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, verwenden wir geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit erforderlich, zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen. In Ausnahmefällen kann ein Transfer auf eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO gestützt werden.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-gestützte Ergebnisse werden zur Vorbereitung und Unterstützung eingesetzt; relevante Bearbeitungs- und Buchungsergebnisse werden vor ihrer Festschreibung durch Mitarbeitende geprüft.

16. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Für die Nutzung unserer Website, Plattform und Leistungen müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für den jeweiligen Vertrag, die technische Bereitstellung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir die betreffenden Funktionen oder Leistungen gegebenenfalls nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben und einwilligungsbasierte Verarbeitungen sind als solche erkennbar.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Rechtliche Vorgaben, technische Entwicklungen oder Änderungen unserer Leistungen können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Version veröffentlichen wir auf dieser Seite.

Stand: 13. Juli 2026